Asambleas Virtuales en Condominios
Una Asamblea virtual no es una simple reunión o videollamada
En materia de condominios, de momento no tenemos lineamientos de parte del Registro Inmobiliario sobre su realización, sin embargo, tomando en cuenta lo que se ha indicado para sociedades anónimas y asociaciones, hay ciertos requisitos que deben asegurarse:
Simultaneidad: Las personas físicas que integran la asamblea de condóminos deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano.
Interactividad: Los mecanismos utilizados deben ser interactivos, permitiendo una comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real.
Integralidad: La comunicación debe ser integral, de forma que permita el envío de imagen (personas, video, multimedia, etc.), sonido (voz de alta calidad, música, etc.) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc.)
Conservación: Debe ser conservada la sesión en grabación, sin olvidar la debida protección de la imagen y los datos personales que nos impone el Código Civil por una parte y la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, ley 8968, por la otra.
Excepcionalidad: Esto ha sido frecuente en los reglamentos que autorizan a órganos colegiados del sector público (que es entendible que requieran de una autorización por su sujeción al principio de legalidad). De momento el contexto del Coronavirus, los lineamientos del Ministerio de Salud y la vigencia del decreto de emergencia, deberían ser suficiente prueba de la necesidad de esta modalidad excepcional.
Permanencia: Este es el equivalente de la comprobación de quórum al momento de la votación. Se hace más que nunca necesario hacer esta comprobación ya que podría una persona haberse desconectado (voluntariamente o por fallos tecnológicos) y no podemos asumir que concurrió con su voto sin que así sea. Verificar que la persona está conectada al momento de votar y asegurarse de la identificación de la persona conectada deben repetirse en este momento.
Identificación indubitable del voto: Eso es igualmente importante en Asambleas de Condóminos presenciales, por lo que se trata solamente de lo mismo: Poder tener total certeza de que alguien ha votado en un sentido u otro.
Nuestro servicio permite al condominio cumplir con estos requerimientos
Simultaneidad: Las personas físicas que integran la asamblea de condóminos deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano.
Interactividad: Los mecanismos utilizados deben ser interactivos, permitiendo una comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real.
Integralidad: La comunicación debe ser integral, de forma que permita el envío de imagen (personas, video, multimedia, etc.), sonido (voz de alta calidad, música, etc.) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc.)
Conservación: Debe ser conservada la sesión en grabación, sin olvidar la debida protección de la imagen y los datos personales que nos impone el Código Civil por una parte y la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, ley 8968, por la otra.
Excepcionalidad: Esto ha sido frecuente en los reglamentos que autorizan a órganos colegiados del sector público (que es entendible que requieran de una autorización por su sujeción al principio de legalidad). De momento el contexto del Coronavirus, los lineamientos del Ministerio de Salud y la vigencia del decreto de emergencia, deberían ser suficiente prueba de la necesidad de esta modalidad excepcional.
Permanencia: Este es el equivalente de la comprobación de quórum al momento de la votación. Se hace más que nunca necesario hacer esta comprobación ya que podría una persona haberse desconectado (voluntariamente o por fallos tecnológicos) y no podemos asumir que concurrió con su voto sin que así sea. Verificar que la persona está conectada al momento de votar y asegurarse de la identificación de la persona conectada deben repetirse en este momento.
Identificación indubitable del voto: Eso es igualmente importante en Asambleas de Condóminos presenciales, por lo que se trata solamente de lo mismo: Poder tener total certeza de que alguien ha votado en un sentido u otro.
Nuestro servicio permite al condominio cumplir con estos requerimientos
Nuestro servicio incluye:
|
Publicaciones sobre las Asambleas virtualesEL CONDOMINIO Y LA TOMA DE DECISIONES ¿SE PUEDEN REALIZAR ASAMBLEAS VIRTUALES?
NUEVA DIRECTRIZ SOBRE CELEBRACIÓN VIRTUAL DE ASAMBLEAS Y SESIONES DE JUNTA DIRECTIVA Condominios y Coronavirus: Asambleas virtuales y cierre de zonas comunes Realización virtual de asambleas y sesiones en tiempos de urgencia |
Las asambleas virtuales son la mejor forma de proteger la salud de las personas y a la vez facilitar la participación de los condóminos.
La versión actual de los Lineamientos para Condominios (aquí) indican que:
5.2 La Junta Administradora, asamblea de propietarios o administración debe:
Procurar que las asambleas y todo tipo de reuniones condominales se realicen en forma virtual. En su defecto deberá aplicarse el “Lineamientos para la realización de Actividades de Asambleas y Juntas para mitigar el riesgo por COVID-19”.
En su defecto, si se debiera hacer presencial, remite a este Lineamiento para la realización de Actividades de Asambleas y Juntas para mitigar el riesgo por COVID-19 (aquí), que indica:
5.1 Disposiciones generales
• Priorizar la realización de asambleas, sesiones y juntas por medios electrónicos o virtuales.
• El uso obligatorio de la mascarilla en forma correcta, durante el desarrollo de toda la actividad.
• Este documento debe ser enviado con antelación a los participantes para que conozcan las medias (sic) citas.
• Las sesiones presenciales no podrán extenderse por un periodo máximo de 3 horas.
• Garantizar para las sesiones presenciales, contar con un espacio que permita cumplir con el distanciamiento mínimo entre los asistentes de 1,8 metros y registrar el control de asistencia que garantice cumplir con el aforo máximo para actividades empresariales, indicado en las Medidas Administrativas MS-DM-6958-2020 y sus reformas, no excediendo en ninguna medida el aforo máximo permitido del 50%, de capacidad del recinto donde se desarrolle la actividad.
• El número máximo de personas en la actividad será definido en la Medida Administrativa y corresponderá a la misma capacidad de las Actividades académicas, sin exceder el máximo establecido.
5.2 Ingreso a los espacios para realización de asambleas, sesiones y junta
La colocación de las sillas debe tener un distanciamiento de 1,8 metros entre una y otra para asegurar la norma de distanciamiento físico entre los participantes.
Para determinar la capacidad máxima del recinto, además de este distanciamiento indicado, debe seguirse lo indicado en la MS-DM-8817-2021 (aquí), que establece los aforos así:
DÉCIMO: A partir del 01 de enero 2022, se autorizan las actividades deportivas, culturales, académicas y empresariales, en establecimientos con permiso sanitario de funcionamiento vigente, con la posibilidad de utilizar hasta un máximo de aforo del 60%
de su capacidad, cumpliendo con protocolo específico para dicha actividad y asistentes con esquema de vacunación completo, demostrado mediante el código QR del certificado de vacunación, salvo las excepciones establecidas. En este número de personas no se incluye el personal de logística del evento, que debe ser el mínimo requerido.
DÉCIMO PRIMERO: A partir del 01 de febrero 2022 se autorizan las actividades deportivas, culturales, académicas y empresariales, en establecimientos con permiso sanitario de funcionamiento vigente, con la posibilidad de utilizar hasta un máximo de aforo del 80% de su capacidad, cumpliendo con protocolo específico para dicha actividad y asistentes con esquema de vacunación completo, demostrado mediante el código QR del certificado de vacunación, salvo las excepciones establecidas. En este número de personas no se incluye el personal de logística del evento, que debe ser el mínimo requerido.
DÉCIMO SEGUNDO: A partir del 01 de marzo 2022 se autorizan las actividades deportivas, culturales, académicas y empresariales, en establecimientos con permiso sanitario de funcionamiento vigente, con la posibilidad de utilizar hasta un máximo de aforo del 100%
de su capacidad, cumpliendo con protocolo específico para dicha actividad y asistentes con esquema de vacunación completo, demostrado mediante el código QR del certificado de vacunación, salvo las excepciones establecidas. En este número de personas no se incluye el personal de logística del evento, que debe ser el mínimo requerido.
Dado que estas normas se dirigen a establecimientos con permiso sanitario de funcionamiento, lo que no existe si se utilizan las áreas comunes techadas (pues son propiedad privada de los condóminos y no un establecimiento comercial), debe procederse con prudencia, sea solicitando el criterio al Área Rectora de Salud respectiva (aquí) o al menos respetando el distanciamiento de sillas de 1,8 mts.
Esto sin duda reduce mucho la capacidad del recinto.
Es por ello que es conveniente, legal y seguro para la salud, priorizar la realización de Asambleas por medios virtuales.
5.2 La Junta Administradora, asamblea de propietarios o administración debe:
Procurar que las asambleas y todo tipo de reuniones condominales se realicen en forma virtual. En su defecto deberá aplicarse el “Lineamientos para la realización de Actividades de Asambleas y Juntas para mitigar el riesgo por COVID-19”.
En su defecto, si se debiera hacer presencial, remite a este Lineamiento para la realización de Actividades de Asambleas y Juntas para mitigar el riesgo por COVID-19 (aquí), que indica:
5.1 Disposiciones generales
• Priorizar la realización de asambleas, sesiones y juntas por medios electrónicos o virtuales.
• El uso obligatorio de la mascarilla en forma correcta, durante el desarrollo de toda la actividad.
• Este documento debe ser enviado con antelación a los participantes para que conozcan las medias (sic) citas.
• Las sesiones presenciales no podrán extenderse por un periodo máximo de 3 horas.
• Garantizar para las sesiones presenciales, contar con un espacio que permita cumplir con el distanciamiento mínimo entre los asistentes de 1,8 metros y registrar el control de asistencia que garantice cumplir con el aforo máximo para actividades empresariales, indicado en las Medidas Administrativas MS-DM-6958-2020 y sus reformas, no excediendo en ninguna medida el aforo máximo permitido del 50%, de capacidad del recinto donde se desarrolle la actividad.
• El número máximo de personas en la actividad será definido en la Medida Administrativa y corresponderá a la misma capacidad de las Actividades académicas, sin exceder el máximo establecido.
5.2 Ingreso a los espacios para realización de asambleas, sesiones y junta
La colocación de las sillas debe tener un distanciamiento de 1,8 metros entre una y otra para asegurar la norma de distanciamiento físico entre los participantes.
Para determinar la capacidad máxima del recinto, además de este distanciamiento indicado, debe seguirse lo indicado en la MS-DM-8817-2021 (aquí), que establece los aforos así:
DÉCIMO: A partir del 01 de enero 2022, se autorizan las actividades deportivas, culturales, académicas y empresariales, en establecimientos con permiso sanitario de funcionamiento vigente, con la posibilidad de utilizar hasta un máximo de aforo del 60%
de su capacidad, cumpliendo con protocolo específico para dicha actividad y asistentes con esquema de vacunación completo, demostrado mediante el código QR del certificado de vacunación, salvo las excepciones establecidas. En este número de personas no se incluye el personal de logística del evento, que debe ser el mínimo requerido.
DÉCIMO PRIMERO: A partir del 01 de febrero 2022 se autorizan las actividades deportivas, culturales, académicas y empresariales, en establecimientos con permiso sanitario de funcionamiento vigente, con la posibilidad de utilizar hasta un máximo de aforo del 80% de su capacidad, cumpliendo con protocolo específico para dicha actividad y asistentes con esquema de vacunación completo, demostrado mediante el código QR del certificado de vacunación, salvo las excepciones establecidas. En este número de personas no se incluye el personal de logística del evento, que debe ser el mínimo requerido.
DÉCIMO SEGUNDO: A partir del 01 de marzo 2022 se autorizan las actividades deportivas, culturales, académicas y empresariales, en establecimientos con permiso sanitario de funcionamiento vigente, con la posibilidad de utilizar hasta un máximo de aforo del 100%
de su capacidad, cumpliendo con protocolo específico para dicha actividad y asistentes con esquema de vacunación completo, demostrado mediante el código QR del certificado de vacunación, salvo las excepciones establecidas. En este número de personas no se incluye el personal de logística del evento, que debe ser el mínimo requerido.
Dado que estas normas se dirigen a establecimientos con permiso sanitario de funcionamiento, lo que no existe si se utilizan las áreas comunes techadas (pues son propiedad privada de los condóminos y no un establecimiento comercial), debe procederse con prudencia, sea solicitando el criterio al Área Rectora de Salud respectiva (aquí) o al menos respetando el distanciamiento de sillas de 1,8 mts.
Esto sin duda reduce mucho la capacidad del recinto.
Es por ello que es conveniente, legal y seguro para la salud, priorizar la realización de Asambleas por medios virtuales.
